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浙江大學“研究生赴境外短期學術交流項目”申請資助手續辦理流程

2018年 06 月 04日 11:20
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全面貫徹落實 “雙一流”建設任務“卓越研究生培養計劃”,構建開環整合的卓越研究生培養體系,學校在整合現有項目的基礎上,設立研究生赴境外短期學術交流項目(簡稱“短期項目”)。短期項目是指研究生赴境外交流期限少于3個月(≤90天)的項目,包括國際學術會議、短期訪學兩類。研究生赴境外參加短期學術交流的資助經費已全部下撥到各學院(系),由各學院(系)自行審核并實施資助,研究生可在自己學院(系)研究生科辦理相關業務。流程如下:

一、 請查閱《浙江大學研究生赴境外短期學術交流項目資助管理辦法(試行)》,若符合條件,登陸“浙江大學研究生教育管理信息系統”填寫“短期項目資助”申請,請按實際情況填寫“國際學術會議”或“短期訪學”相關內容,網上提交后將紙質申請材料遞交所在學院(系)審核,學院(系)負責人網上審核并留原件存檔。

二、申請國際學術會議資助需在會議前兩個月在“浙江大學研究生教育管理信息系統”提交《浙江大學研究生赴境外短期學術交流項目申請表》及相關附件材料:

(1)會議主辦方出具的正式邀請函

(2)論文錄用通知及論文錄用類別(ORAL或POSTER)證明

①論文錄用類別(ORAL或POSTER)證明請提供正式證明函件,需有官方簽名或大會正式program,郵件或截圖均無效;

②若論文錄用類別僅表述為PRESENTATION,則需同時提交PROGRAM(宣讀論文時間安排表)才能視同為ORAL。

(3)被錄用論文曰本一道本久久88不卡(按國內外正式期刊投稿格式)

(4)邀請函若使用英文之外語種書寫,需提供導師簽名的中文或英文翻譯件。

特殊情況說明:

(1)如有順訪任務,應于會議申請時一并提出,否則不予受理(順訪必須連續在國際學術會議時間之后,且不能超過會議時長)。

(2)如申請人正在境外交流,欲前往第三地參加國際會議不能申請該項目資助;如果申請人該任務已在學院(系)備案,且獲得除“短期項目”以外的資助(導師、學科或其他經費)前往第三地參加國際會議,相關報銷流程請咨詢學校計劃財務處。

三、申請短期訪學資助需訪學前兩個月在“浙江大學研究生教育管理信息系統”提交《浙江大學研究生赴境外短期學術交流項目申請表》及相關附件材料,不能活動結束后補申請資助:

(1)由出訪高校或單位出具的正式邀請函

(2)訪學計劃(需國內導師簽字)

(請注意在“浙江大學研究生教育管理信息系統”申請時,“會議/短期訪學中文名稱”統一選擇“短期訪學項目”,并在填寫“申請理由”時,寫明訪學的具體項目名稱及主要任務

四、申請人系統中查詢到學院(系)審核通過后,請登陸“浙江大學研究生教育管理信息系統”填寫“因公出國境申請,詳細流程見浙江大學研究生因公出國或赴港澳臺申請手續辦理流程,由導師、學院(系)研究生科、學院(系)黨政簽署意見,學院(系)網上審核通過后,原件一份交學院(系),一份自己留存。

五、若需辦理護照,請持因公出國境申請表復印件一份到保衛處審核,辦理戶籍處理手續(詳見保衛處《各類戶籍證明及身份證補辦手續流程》)并到公安局辦理因私護照。

六、持“護照、邀請函原件、派遣證明(如有)等材料”自行到大使館辦理簽證,簽證預約時間確定后即與浙大接待中心票務聯系打印機票的行程單以備簽證使用。(聯系人:馬建平老師,電話:85119038/13819493079,地址:浙大紫金港校區對面劍橋公社B座702室)

特別說明:為方便學生訂票,加強管理,機票統一在浙大接待中心票務預定,申請人需自行聯系,由浙大接待中心票務按會議時間制定行程,掌握好在會議開始前日到達,會議結束次日返回。根據學校研究生短期出國報銷有關規定,除邀請函中明確的國際會議時間或訪學交流時間,在外飛行時間,亞洲內不得超過2天,亞洲外不得超過3天。申請人請勿擅自更改往返地點和出行時間。自行訂票將不予報銷。

七、向浙大接待中心票務咨詢機票價格,并明確具體出行時間。簽證通過后請馬上與浙大接待中心票務聯系,辦理機票事宜,如因拖延訂票時間產生的額外的機票費用由學生本人承擔。(若簽證未通過,務請及時告知浙大接待中心票務,以便及時調整訂票計劃,也請同時通知學院(系)備案)。

八、辦理出票手續:

(1)確定機票價格和行程后,請到所在學院(系)辦理經費授權手續;

(2)帶上邀請函復印件,院系蓋章之后的因公出國(境)申請表復印件,預約報銷單到計財處辦理機票匯款手續;

(3)將機票匯款的記賬憑證、護照照片頁、簽證頁照片發給浙大接待中心票務馬建平老師(郵箱:420201087@qq.com)后電話聯系馬建平老師(電話:85119038/13819493079)取票。

九、若需換取外匯,可持身份證原件去中國銀行網點辦理(數額較大時需提前兩天預約)。

十、返校后,請登陸系統在“因公出國境-回國資料”中填寫回國資料,將以下材料合成為一個PDF文件作為“回國資料”上傳系統:

1)浙江大學研究生赴境外參加短期項目總結(模板見附件);

2)護照個人信息頁;

3出入境記錄:帶有紅色中國邊檢章的出入境記錄頁面,如沒有,提供登機牌或行程單或公安局出入境記錄也可

42-3張本人學術交流照片等材料

網上填寫信息后打印表格,本人持打印后的浙江大學公派出國研究生回國報告書、浙江大學研究生赴境外參加短期項目總結、護照原件等相關資料至學院辦理入境復學手續,學院網上審核通過并將紙質材料留檔

十一、在“因公出國境-回國資料中上傳回國資料,學院(系)審核通過后,才可辦理機票報銷手續。請在發票或行程單登機牌背面簽名,到所在學院(系)簽字蓋章;計財處報銷(出國境申請表復印件、簽字蓋章后的發票和機票行程單、登機牌)-(此環節請在回國后兩周內完成,遇寒暑假可順延)。已經辦理借款的同學請及時辦理報銷手續,避免影響畢業離校手續的辦理。



研究生培養處

2018年6月4日


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