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浙江大學研究生因公出國或赴港澳臺申請手續辦理流程(2019年5月24日)

2019年 05 月 24日 09:32
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一、出國手續

1. 填寫出國申請:請登陸浙江大學全日制研究生管理信息系統-因公出國(境)模塊下填寫因公出國(境)申請,上傳邀請信掃描件。填寫完整后導出打印申請表格。請辦理兩份原件表格,一份留學院(系),一份自己留存。

(1)出訪時間和會議時間:出訪時間請填寫出入境中國大陸時間(提示:在邀請函基礎上加上實際路程時間,前后亞洲內不超過2天,亞洲外不超過3天。出發時間為離開中國境時間,回來時間為抵達中國境時間)。會議時間須嚴格按照會議邀請信時間填寫。

(2)邀請信掃描件:邀請函內容須符合浙江大學印發《浙江大學關于因公臨時出國(境)審批與管理工作的規定》的通知的規定。須使用正式抬頭紙,邀請人手寫簽名如邀請信為非英語的外語語種書寫,必須附上導師簽名認定的中文翻譯件

(3)定向、委培生申請出國(境):需上傳本人工作單位人事部門簽字蓋章的單位同意派出函(和邀請信掃描件合并成一個pdf上傳系統),并同時到本人工作單位辦理出國(境)手續和出國(境)任務批件。

2. 出國(境)審核:請攜帶(1)浙江大學研究生出國(境)申請表原件2份和(2)邀請信掃描件及(3)其他相關證明材料(如定向、委培生單位同意派出函),先后遞交至導師、學院(系)研究生科、學院黨政領導等簽署意見、簽字,最后加蓋學院(系)章。學院(系)審核材料后,在研究生管理系統-因公出國(境)模塊網上審核通過并留存1份紙質申請表3年。學院(系)網上審核通過后,學生即可辦理后續手續。

為確保記錄準確,研究生院將在出訪當月進行網上審核。網上申請一旦審核通過,出訪時間將無法更改;如出訪時間晚于申請表上所填寫的月份出行,請提前聯系研究生公派出國辦公室以便及時修改信息。如因簽證等原因沒有最終出行請辦理“實際未出國”,見“三、其他注意事項”。

3. 國外狀態變更辦理流程(延期回國/提前回國/轉校/轉導師)(一次出國記錄限申請一次):若因學習、研究需要確需變更出國時間、學校、導師的,請根據浙江大學公派出國國外狀態變更(延期回國/提前回國/轉校/轉導師)辦理流程》在派出時間到期前一個月申請國外狀態變更。

4. 其他注意事項:

(1)出國()時間超出學習期限:出國(境)前需先至學院研究生科辦理完成延長學習期限手續:登陸浙江大學研究生信息服務平臺,填寫并打印“浙江大學研究生學籍異動申請表”。在“學籍異動”一欄內選擇“異動申請”,異動類型為延長學習年限;填寫內容為:延期時間(異動起始截止日期)、異動事由。

(2)出國(境)時間有變更:(1)90天以上出國(境)任務:A. 在邀請單位、出訪地、出訪總天數不變的情況下,出訪人實際出訪時間異于通過的出訪時間前后2周內的,可視作按期出訪。B. 出訪人實際出訪時間提前或延期超過2的,或出入境中國大陸月份有變動的,請聯系研究生院和學院退回出國(境)申請,學生修改申請表后重新提交出國(境)申請。C. 邀請單位、出訪地、出訪總天數有變動的情況下,學生需要聯系研究生院、學院退回申請,修改申請表后重新提交出國(境)申請。若不修改出國時間,將按原申請時間辦理學籍異動手續(出國申請審核通過后,自動生成學籍異動記錄)。(2)90天以下出國(境)任務,出國(境)時間如有變動,請聯系研究生院和學院退回出國申請,修改出國時間。

(3)崗位助學金發放問題:相關事項請參考因公出境研究生崗位助學金的發放說明或咨詢學籍管理辦公室(紫金港校區西區研究生教育綜合樓803,0571-88981401)。

5. 出國后續手續:

(1)派遣證明/資助證明:如辦理簽證需要,請根據《【派遣證明】轉發外事處、本科生院、研究生院關于簡化學生辦理因公出國簽證所需派遣證明手續的通知》 前往學院(系)開具派遣證明。

(2)護照:若尚未辦理護照,請持一份因公出國境申請表復印件到保衛處審核,辦理戶籍處理手續(詳見保衛處《各類戶籍證明及身份證補辦手續流程》),再到公安局辦理因私護照。


二、返校手續

回國兩周內,請盡快及時辦理返校手續,否則無法做學籍恢復處理,以致影響崗位助學金的發放和醫療保險的辦理。

1. 回國返校手續:

(1) 填寫回國資料:請在研究生管理系統-因公出國境-回國資料模塊填寫并上傳回國資料。 “護照出國回國日期”請填寫護照上蓋章的出入境中國大陸時間。請將1)護照個人信息頁、(2)出入境記錄(出入境中國大陸紅色邊檢章或行程單或登機牌或公安局出入境記錄)、(31000字以上回國總結、(42-3張在外交流照片等合并成一個pdf文件后上傳到系統,校派、人文社科、學術新星計劃、短期交流項目等項目回國資料具體要求請參考項目要求

(2) 返校學院報到:網上填寫信息后打印表格,請本人浙江大學公派出國研究生回國報告書、回國總結、護照原件等相關資料至學院(系)報到辦理入境復學手續。學院(系)研究生科老師須見到學生本人并核實護照及出入境記錄等相關信息后,網上審核通過并將紙質材料留檔3年。

2. 學籍注冊手續:研究生院網上審核通過“回國資料”后,請到學院(系)辦理學籍注冊手續。如果過了注冊時間,請學院(系)負責注冊的老師發郵件到研究生管理處學籍辦公室(wl@)申請補辦注冊,請在郵件中注明學生的姓名、學號、申請補注冊的原因。崗位助學金發放問題請參考因公出國境研究生崗位助學金發放說明

3. 實際未出國辦理:如已填寫出國申請、學院(系)及研究生院均已審核通過但實際未出國,請根據實際情況撰寫實際未出國境情況說明(內容包括本人在讀信息,本次申請出國境信息,未出國境原因),導師簽署意見并簽字,學院(系)分管領導簽署意見并簽字加蓋院章,請在研究生管理系統-因公出國(境)-回國資料-“回國資料上傳”中選擇實際未出國”,并將實際未出國境情況說明掃描件和相關證明材料掃描件合并成一個pdf文件后上傳。學院保留紙質版文檔。

4. 若有報銷任務:憑因公出國境申請表、學院(系)蓋章的簽證費、保險費發票等相關原始票據至學校計財處辦理,學生出訪無需事先至行政服務辦事大廳外事處窗口領取出國、赴港澳任務批件。校派等特定項目的財務報銷請參考各項目相關通知。

5. 提取國家公派留學人員保證金:得到“國家公派研究生項目”和其它國家留學基金項目資助的研究生回國后,若需提取國家公派留學人員保證金,請本人持護照和已填寫完畢的“國家公派留學人員回國報到提取保證金證明表”(請留基委網站下載最新版本)原件和復印件各一份,到紫金港行政服務辦事大廳研究生院窗口(7、8號窗口,咨詢電話:88981563)辦理國內推選單位報到手續。提取保證金的后續手續按國家留學基金管理委員會要求辦理。


研究生培養處

2019年5月24日